سرمایه فکری و ضرورت مستندسازی دستاوردها با روش تاریخ شفاهی

فائزه توکلی[1]

22 فروردین 1397

انسان‌ها به دلیل محدودیت ظرفیت ضمیر ناخودآگاه قادر به حفظ و یادآوری تمامی مطالب به طور فی‌البداهه و کامل نیستند. دیگر آن‌ که عقیده اندیشمندان امروز بر آن است که از این پس، هر فرد نباید تجربیات و اطلاعات خود را ملک شخصی بداند و به عنوان سرقفلی و سرمایه حرفه و کار خود قرار دهد. از این رو مستندسازی روش‌ها، فنون و آموخته‌های انسان‌ها، راه‌کاری مطمئن در انتقال تجربیات فردی و اجتماعی به دیگران است؛ تا جایی که سازمان‌های پیشتاز برای بهبود عملکرد کسب و کار، در حال گذر از دوران انباشت دانش فردی کارکنان به سوی دوران نگهداری دانش برای منفعت جمعی هستند؛ زیرا در بسیاری از مواقع، حفظ نظام‌یافته سوابق و تجربیات ارزشمند و انتقال صحیح آنها به افراد در ابعاد وسیع اقتصادی و صنعتی می‌تواند مزیت‌های بسیاری نظیر کاهش زمان، جلوگیری از تکرار آزمون‌های پیشین و گاهی اوقات مخرب، ممانعت از هزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای دستیابی به یک تجربه و یا واقعه را به همراه داشته باشد.

پژوهش‌های انجام شده بر روی تعداد زیادی از شرکت‌های بزرگ نشان داد که هفتاد درصد آنها در تربیت مدیران قرن 21، تجربه را مهم‌ترین عامل به شمار می‌آورند. بی‌دلیل نیست که یکی از مدیران ارشد هیولت پاکارد می‌گوید: «اگر هیولت پاکارد می‌دانست که چه چیزهایی را می‌داند، سودهایش سه برابر می‌شد».

مستندسازی موجب ایجاد هم‌افزایی (سینرژی) سازمانی می‌شود؛ به دلیل بهره‌برداری سایر افراد از تجربه‌های به دست آمده، افزایش مجموعه تجربه‌ها و یادگیری از تجربه‌های دیگران، ایجاد احساس و چشم‌انداز مشترک به دلیل مستندسازی و انتقال تجربه‌ها، تسهیل گردش اطلاعات و تجربه‌ها به دلیل مستند شدن آنها، ایجاد تحول سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمانی از طریق توجه به مستندسازی معیارهای مربوط به کارایی، اثربخشی و اجرای آنها.

متأسفانه برخلاف توفیقی که سازمان‌های بزرگ دنیا در مدیریت این سرمایه نامشهود یافته‌اند، اغلب سازمان‌های ایران به دلیل ناتوانی در پیاده‌سازی مدیریت دانش به صورت جامع، نتوانسته‌اند تجربه موفقی در این زمینه داشته باشند. هنوز هزینه‌های هنگفتی را برای ناتوانی در مدیریت این سرمایه می‌پردازند و این موجب عمر کوتاه آنها و در نتیجه اتلاف سرمایه‌های جامعه می‌شود و به جای رهایی از رکود در آن بیشتر فرو می‌روند.

تجربه‌های مدیران دارایی فکری محسوب می‌شود که با مستندسازی در گذر زمان افزایش پیدا می‌کند. در غیر این صورت در گذر حوادث از بین خواهد رفت. مستندسازی دانش و تجربه این افراد، می‌تواند راهنما و دست‌نامه‌ای باشد برای کسانی که در آینده وارد سازمان شده، اختیار امور را به دست گرفته و به فعالیت‌‌های سازمان جامه عمل می‌پوشانند. در واقع به وسیله مستندسازی تجربیات، افراد متوجه می‌شوند که چه اقداماتی در گذشته صورت گرفته و چه عایدی و منفعت ملموس و غیرملموسی را برای سازمان به همراه داشته‌اند.

از طرفی، مستندسازی تجربیات می‌تواند فراهم‌کننده آلترناتیوهای تصمیم‌گیری نیز باشد. یعنی مدیران به هنگام اخذ تصمیمات استراتژیک و عملیاتی، بر اساس شرایط محیط و اهداف سازمانی مشخص کنند که طبق شرایط پیشین، چه تصمیماتی می‌تواند برای شرایط حاضر مفید باشد. در چنین شرایطی نقش تجربیات مدیران در شناسایی تهدیدها و فرصت‌های محیطی و نیز یافتن روش‌های ایجاد تغییر متناسب با شرایط از اهمیت بسیاری برخوردار است. به عبارت دیگر تجربیات مدیران بهترین روش برای یادگیری در مورد نحوه برخورد با تهدیدها و فرصت‌های محیطی قلمداد می‌شود.

این مستندسازی، از اهمیت بسیاری در مدیریت دانش برخوردار است. مدیریت دانش رویکردی استراتژیک و سیستماتیک برای ارزشمند کردن دانسته‌های یک سازمان و مفهومی است که ذیل آن اطلاعات به دانش کاربردی تبدیل می‌شود و در شکلی مناسب در دسترس افرادی قرار می‌گیرد که به آن نیاز دارند و برای حل مسئله آن ‌را به کار می‌برند. اگر دانش و تجربه‌ای شناسایی شود، ولی در حافظه سازمانی نگنجد، بهترین استفاده‌ای که از آن دانش و تجربه برآید، برای یک بار است. در صورتی که اگر دانش در حافظه سازمان ذخیره شود، برای همیشه در سازمان باقی مانده و هر زمان که نیاز باشد، افراد می‌توانند به آن رجوع کنند، آن ‌را فرا بگیرند و توسعه دهند. این ذخیره‌سازی دانش مدیریتی می‌تواند به شیوه‌های مختلف انجام شود و از آن جمله، مستندسازی مکتوب در قالب کتاب تاریخ شفاهی، برای ثبت وقایع و اتفاقات مهم و مرتبط است.

تدوین کتاب تاریخ شفاهی به عنوان گامی اساسی در مستندسازی، سبب تسهیل توزیع و کاربرد دانش در فعالیت‌ها و اقدامات سازمانی آتی می‌شود. سازمان‌ها به طور معمول دلیل آنچه را که در گذشته انجام داده‌اند، به یاد نمی‌آوردند. یکی از اهداف اصلی کتاب تاریخ شفاهی کمک به کارکنان، کارشناسان، متخصصان و بویژه مدیران سازمان‌های کشور برای پی بردن به ماهیت و ارزش دانش سازمانی نهفته در زوایای تجارب آنها و نیز ثبت و مستندسازی این تجارب است.

تاریخ شفاهی به عنوان یکی از ابزارهای مهم جمع‌‌آوری، حفظ و نگهداری دانش، مورد استفاده پژوهشگران قرار می‌گیرد. ابزاری است که امکان به کارگیری و استفاده از تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می‌سازد. تاریخ شفاهی به شرح و شناسایی وقایع، رویدادها و حوادث تاریخی، براساس دیدگاه‌ها، شنیده‌ها و عملکرد شاهدان، ناظران و فعالان آن ماجراها می‌پردازد. در واقع تاریخ شفاهی، بخشی از تجربیات مدیران این مرز و بوم را که با پرداخت هزینه‌های مادی و معنوی بسیاری به دست آمده است، ثبت می‌کند. می‌توان گفت که مستندسازی تجربیات در قالب تدوین کتاب تاریخ شفاهی، باعث می‌شود تا دانش ذهنی افراد که در رفتار و درک انسان قرار دارد و از تعامل افراد ظهور می‌یابد، به دانش صریح که دانش مستند و عمومی است تبدیل شود و با تبادل تجربیات و دانش صریح، جامعه به دانش‌های جدیدی دست پیدا کند.

با تدوین کتاب تاریخ شفاهی، به شرکت‌ها یادآوری می‌شود که تجربه‌های مدیران دارایی فکری محسوب می‌شود و با مستندسازی در گذر زمان افزایش پیدا می‌کند، در غیر این صورت در گذر حوادث از بین خواهد رفت. به عبارت دیگر با مستندسازی مجموع تمام تجربیاتی که در موقعیت‌ها و شرایط متفاوت حاصل شده‌اند، می‌توان مدیران و سازمان‌ها را در جهت نیل به اهداف کلان و استراتژیک خود یاری رساند. بنابراین سازمان‌ها باید به آنچه می‌دانند (سرمایه فکری) بیش از آنچه دارند (سرمایه مادی) اهمیت دهند.