در هنگام برگزاری نشست سواربیکا[1] ، در حاشیة شانزدهمین همایش شورای جهانی آرشیو در کوالالامپور2008، با عنایت به آنکه ایران از ده سال قبل ریاست سواربیکا را بر عهده داشت و نیز با توجه به اعلام آمادگی سازمان اسناد و کتابخانة ملی ایران، مقرر گردیده بود تا نشست رؤسا و معاونان آرشیو ملی کشورهای عضو سواربیکا در اردیبهشت سال 1388 در تهران برگزار شود. پس از طرح بحث در معاونت اسناد ملی ایران و ایجاد کارگروه، طرح برگزاری نشست تهیه و تدوین گردید. در این طرح، از آنجا که برخی نشست‌های قبلی سواربیکا همراه با نشست علمی برگزار شده بود، پیشنهاد گردید تا نشست علمی  سواربیکا نیز همزمان با نشست هیات اجرایی و مجمع عمومی، برگزار گردد.

در جلسة شورای اجرایی برگزارکنندة نشست سواربیکا، با نظر دکتر فریبرز خسروی -معاون محترم اسناد ملی ایران- مقرر شد به جای برگزاری نشست علمی سواربیکا، با شرکت افرادی محدود، همایشی آرشیوی در سطحی ملی با هدفِ اصليِ دانش‌افزایی در حوزة‌ آرشیو برگزار شود. این امر با نیت برگزاری نخستین همایش ملی آرشیوی و ایجاد سنت برگزاری سالانة همایش آرشیوی به مناسبت روز اسناد ملی در مقیاس کشوری، با محور توسعة مباحث آرشیوی مورد تأیید کلیة اعضای شورای اجرایی نشست واقع شد.

پس از تهیه و تأیید طرح برگزاری همایش، از سازمان‌های مرتبط و افراد ذی تأثیر و اشخاص علاقمند برای تشکیل جلسه‌های هیئت علمی همایش دعوت به عمل آمد. متأسفانه تعدادی از افراد و نمایندگان مؤسسه‌های دعوت شده در جلسة تعیین اعضای هیئت علمی همایش حاضر نشدند. در جلسة دوم از بین حاضران در جلسه آقایان دکتر خسروی، دکتر جعفری‌مذهب، دکتر رضایی شریف آبادی (مشاور رئیس سازمان و استاد دانشگاه الزهرا)، نیکبخت (از مرکز اسناد انقلاب اسلامی)، ططری (کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی) و فراستی (از مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران) و خانم‌ها مهندس فرزام، دکتر اتحادیه و فرضی (از اداره کل آرشیوهای سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران) به عنوان اعضای هیئت علمی همایش وآقایان دکتر مرادی به عنوان دبیر علمی و عزیزی به عنوان دبیر اجرایی انتخاب شدند.[2]

در جلسة بعد، فراخوان همایش نهایی شد و در مطبوعات و در وب‌گاه سازمان منتشر گشت. در این فراخوان، محورهای همایش به شرح زیر اعلام گردید:

1.     آرشیوها، کتابخانه‌ها و موزه‌ها: وجوه اشتراک و افتراق

2.     همگرایی در آرشیوهای کشور(نوشتاری، دیداری و شنیداری): بایدها و نبایدها

3.     نقش آرشیو در پژوهش‌ها

4.     لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور

5.     مدیریت اسناد الکترونیک

6.     آرشیوهای انقلاب و دفاع مقدس در ایران

7.     فرایندهای آرشیو

7.1.          گردآوری و ارزشیابی

7.2.          پردازش و توصیف

7.3.          حفظ و نگهداری

7.4.          ارائه خدمات و اطلاع رسانی

8.     آموزش آرشیوداری

9.     اهمیت آرشیوهای خصوصی (خانوادگی- مجموعه‌ها)

به منظور اطلاع رسانی بیشتر، متن فراخوان در وب‌گاهِ سازمان کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی و شماری از وبلاگ‌های اسنادی و کتابداری مانند وبلاگ گروهی آرشیویست‌های ایران (در 24 مهر1387)، وبلاگ گفتگو (در 27 مهر 1387) و وبلاگ گروهی اسناد و مطبوعات، قرار گرفت.

برخی خبرگزاری‌ها نیز مانند ایبنا، کتاب نیوز، خبرگزاری مهر(28 مهر 1387)، خبر فارسی و باشگاه اندیشه، خبر برگزاری همایش را در وب‌گاه خویش قرار دادند.

بتدریج با معرفی نمایندگان سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مرکز اسناد انقلاب اسلامی،کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی، سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه، بنیاد شهید و امور ایثارگران و مؤسسة مطالعات تاریخ معاصر ایران و صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران شورای اجرایی همایش نیز شکل گرفت. از جمله اقدام‌های این شورا، مشارکت در برگزاری نمایشگاه معرفی مراکز اسنادی و آرشیوی کشور و تهیة کتاب های آرشیوی- اسنادی به منظور اهدا به تمامی شرکت کنندگان در همایش بود.

تا زمان پایان ارسال چکیده -و کمی پس از آن- تعداد 132 عدد چکیدة مقاله به دبیرخانة همایش رسید. این مقالات توسط 149 نفر (خواه نویسندة همکار و خواه یک نفر، نویسندة چند چکیده)، با سطح تحصیلات و تخصص‌های گوناگون -به طور عمده کتابداری و پس از آن، تاریخ- نگاشته شده بود. در ادامه نمودار و جداول فراوانی ارائه دهندگان چکیده و اصل مقاله آمده است (هر نفر، تنها یک بار محاسبه شده است).

نمودار شماره 1: فراوانی شرکت کنندگان بر اساس مدرک تحصیلی

جدول 1: ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرک دکترا و دانشجویان مقطع دکترا

جدول 2: ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرک کارشناسی ارشد و دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد

جدول 3: ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرک کارشناسی و کمتر

گنجایش سالن همایش ساختمان آرشیو ملی (در حدود 250 نفر) از یک سو، و استقبال از همایش (با توجه به تعداد چکیده مقاله‌ها و اصل مقاله‌های رسیده) و نیز همزمانی برگزاری همایش با نشست اجرایی سواربیکا و نمایشگاه اسناد به مناسبت روز اسناد ملی و معرفی مراکز آرشیوی و اسنادی از سوی دیگر، موجب شد تا شورای اجرایی همایش به منظور برگزاری شایستة همایش (اختصاص فضای مناسب برای همایش، پذیرایی و مواردی از این دست)، به ثبت نام اینترنتی از علاقه‌مندان شرکت در همایش روی آورد. این امر از طریق وب‌گاه سازمان متبوع و نیز وبلاگ‌های مرتبط با آرشیو و کتابداری به اطلاع همگان رسید. تا ابتدای اردیبهشت ماه بیش از سیصد و پنجاه نفر، مبادرت به ثبت نام اینترنتی کردند. از سوی دیگر با توجه به ارتباط دستگاه‌ها و نهادها با معاونت اسناد ملی ایران، حدود هفتاد نفر از مدیران و کارشناسان نیز برای شرکت در همایش به سازمان معرفی و ثبت نام شدند.

در نهایت، ساختمان آرشیو ملی ایران (گنجینة اسناد) در روزهای شانزدهم و هفدهم اردیبهشت ماه سال 1388 میزبان نخستین همایش ملی آرشیوی با عنوان همایش آرشیو برای همه بود.

برنامة همایش

همایش آرشیو برای همه راس زمان اعلام شده در برنامة همایش، در ساعت هشت و نیم صبح روز شانزدهم اردیبهشت سال 1388، با نواختن سرود جمهوری اسلامی و قرائت آیاتی چند از کلام الله مجید آغاز شد.

در ابتدا جناب آقای اشعری مشاور محترم فرهنگی رئیس جمهور و رئیس سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران، در سخنرانی خویش فرا رسیدن روز اسناد ملی را فرصت مناسبی برای مرور و بررسی دوبارة‌ موضوع اسناد و آرشیو دانست و گفت امسال سازمان اسناد وکتابخانة ملی در این همایش فرصت بررسی علمی موضوع آرشیو را فراهم کرده است. وی با اشاره به فعالیت‌های معاونت اسناد ملی ایران در حوزه‌های گردآوری، پردازش، حفاظت و نگهداری و اطلاع‌رسانی اسناد افزود هنوز جایگاه آرشیو ملی در کشور به درستی شناخته نشده است.

رئیس سازمان اسناد و کتابخانة ملی ایران با اشاره به قانون تأسیس سازمان اسناد ملی مصوب سال 1349 که بر اساس آن، تمام دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت موظف به ارائه‌ اسناد خود به سازمان اسناد ملی شده‌اند، اظهار کرد: با توجه به نام‌گذاری امسال از سوی مقام معظم رهبری به سال اصلاح الگوی مصرف، ضرورت دارد که ما به اصلاح الگوی مصرف تنها در حوزه‌‌هایی مانند آب و انرژی اکتفا نکنیم، بلکه آن را در حوزه‌های دیگر تسری دهیم که این امر با اجرای صحیح قانون و پرهیز از اعمال سلیقه میسر می‌شود و از این ‌رو ضرورت دارد دستگاه‌هایی که در برابر این اصل قانونی در خصوص اسنادشان تمکین نکرده‌اند، برای بهره‌‌وری بیش‌تر به وظایف قانونی‌شان عمل کنند. اشعری بی‌توجهی به جایگاه آرشیو ملی در کشور را ناشی از اعمال سلیقه‌هایی دانست که سبب می‌شود آن‌طور که باید، حق مطلب دربارة‌ آرشیو و اسناد ملی ادا نشود. وی در ادامه خطاب به همکاران سازمانی خود گفت: سازمان متولی اسناد کشور است و چنانچه در گردآوری اسناد کوتاهی شود و یا اسناد صدمه‌ای ببینند، آیندگان در مورد ما چه خواهند گفت؟ وی سپس از اسناد به عنوان برگ‌های شناسنامة ملت ایران یاد کرد و افزود: اسناد می‌تواند ابهام‌‌های موجود در تاریخ را برطرف کند و هر برگی که از اسناد گم شود، به نوعی خلأیی در تاریخ ایران به وجود می‌آورد.

پس از او، دکتر سید محمدرضا باقر رئیس آرشیو ملی هند، یکی از اعضای شرکت کننده در نشست سواربیکا 2009 در تهران، با طرح این پرسش که رؤسای آرشیوهای ملی کشورهای عضو سواربیکا به چه منظور هم اینک در تهران هستند، به زبان فارسی دقایقی سخنرانی کرد. وی با آوردن تمثیلی گفت: ما تا زمانی زنده هستیم که فکر می‌کنیم، فکر کردن هم نیاز به تصدیقهایی دارد؛ همان‌طور که فکر کردن، اثبات زندگی فرد است، اسناد نیز تصدیق و اثبات هستی ماست.

رئیس آرشیو ملی هندوستان همچنین خاطرنشان کرد: اسناد ملی هر کشوری می‌تواند روایت‌‌گر خوبی برای آیندگان آن کشور از گذشته‌‌شان باشد.

آقای دکتر فریبرز  خسروی، معاون اسناد ملی ایرانِ سازمان اسناد و کتابخانة ملی ایران هم با اشاره به برگزاری نخستین همایش ملی آرشیوی در ایران، ابراز امیدواری کرد که این همایش سرآغازی برای توجه بیش‌‌تر و نگاه علمی به آرشیو در کشور باشد و افزود: تا هنگامی که نگاهی علمی، دقیق و عینی به مسأله اسناد نداشته باشیم، نمی‌‌توانیم به جایگاه واقعی خود در این حوزه برسیم. سپس نگارندة این سطور -به عنوان دبیر اجرایی همایش- گزارش کوتاهی در خصوص شکل‌گیری همایش ارائه کرد. پس از آن نشست‌های هشت‌گانه همایش آغاز شد.

در نشست اول همایش -که به موضوع شباهت‌ها و تفاوت‌های آرشیوها و کتابخانه‌ها اختصاص یافته بود- سه مقاله قرائت شد. نخستین سخنرانی، مقالة مشترک آقای دکتر ابراهیم افشار زنجانی[3] و خانم ملیکا خوشبخت[4] با عنوان «همگرایی کتابخانه، آرشیو و موزه: یک تجربه» بود. در این مقاله، تاثیر تکنولوژی در تسهیل بازیابی اطلاعات موجود در کتابخانه، آرشیو و موزه به عنوان نهادهای حاوی دانش مورد بحث قرار گرفته و به گفتة نویسندگان مقاله، از این منظر، نگریستن به افتراق بین آنها بی‌معنا است. گرچه  تنها محمل‌های حاوی اطلاعات وجود نهادهایی چندگانه را باعث شده است، اما گردآوری، حفظ و نگهداری و سازماندهی این محمل‌های حاوی اطلاعات نیز الزامیست و از این رو وجود ارگان‌هایی با کارکردها، ساختار سازمانی، تخصص، نیروی انسانی و خدمات متفاوت لازم می‌شود.در این مقاله، به انجمن ‌کتابخانه، موزه و آرشیو انگلستان و کتابخانه دیجیتالی نروژ به عنوان دو نمونة موفق در همگرایی بین این سه نهاد و یاری کننده درک بهتر این همگرایی، اشاره گردید.

پس از آن آقای امیر وفائیان[5] مقالة خویش را با عنوان «یوروپیانا: تحقق همکاری میان آرشیوها، کتابخانه‌ها و موزه‌ها در اروپا» ارائه کرد. در این مقاله ضمن بیان نقش و اهمیت مراکز میراث فرهنگی، اعم از آرشیو، کتابخانه، موزه و مراکز سمعی و بصری و هدف این مراکز برای دسترس‌پذیری مجموعه‌هایشان به کاربران از یک‌سو، و از سوی دیگر حفظ و نگهداری این منابع برای نسل‌های آینده است. در ادامه، سخنران معرفی و بیان ویژگی‌های درگاه کتابخانه، موزه و آرشیو رقمی یوروپینا (EDL)، به عنوان اولین نمونة وب‌سایتی که امکان دسترسی مستقیم به میلیون‌ها شیء رقمی سراسر اروپا را تنها از طریق درگاه فراهم کرده، و نقش و جایگاه آن در پیشبرد اهداف فرهنگی اروپا، پرداخت و پیشنهادهایی برای ایجاد پورتال مشابه داخلی، ارائه داد.

عنوان آخرین مقالة نشست اول، «آرشیوهای مطبوعاتی؛ وجوه اشتراک و افتراق منابع آرشیوی با کتابخانه‌ها» بود که توسط آقای حمید فاطمیان[6] ارائه گردید.

در این مقاله به طور کلی شباهت‌ها و تفاوت‌های کتابخانه و آرشیو بیان شد. سخنران در ادامه به بیان اشتراک‌ها و افتراق‌های آرشیوهای مطبوعات با دو نهاد پیش گفته اشاره گردید.

پس از استراحت کوتاه و پذیرایی مختصری، همایش به کار خود ادامه داد. اولین سخنران نشست دوم، خانم بهناز زرین‌کلکی[7] موضوع «اخلاق آرشیوی» را محور بحث خویش قرار داد. سخنران، برای تبیین معنای اصول اخلاق حرفه‌ای در آرشیو، ابتدا به بیان مفاهیم اخلاق و حرفه پرداخت و سپس ارتباط بین این دو مفهوم را بررسی کرد. در بخش پایانی سخنرانی، اصول اخلاقی آرشیوداران پیشنهاد و گفته شد که نتیجة پایبندی به اخلاق حرفه‌ای، احترام به قوانین، و التزام به رعایت بی‌چون و چرای آن است که این امر یکی از رموز اصلی موفقیت جوامع محسوب می‌گردد.

آقای رسول زوارقی[8] سخنران بعدی نشست بود که سخنرانی خود را با عنوان  «مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی (ERM) بستری برای تحقق دولت الکترونیک» ارائه کرد. وی با اشاره به نتیجه و مفهوم واردشدن جوامع به عصر اطلاعات، گفت که درک ضرورت توسعة راهبردی برای مدیریت پیشینه‌های الکترونیک که بخشی از حافظة سازمانی را شکل می‌دهد، زیربنای تشکیل دولت الکترونیک است و مدیریت این پیشینه‌ها منجر به کار مشترک، سیاستگذاری مبتنی بر شواهد، تضمین دسترسی آزاد به اطلاعات، تضمین تحقق مدیریت دانش در سازمان، قانونگذاری‌های تخصصی متنوع و زیربنای برنامه‌های مدرنیزاسیون دولت از جمله خدمات دولت الکترونیکی خواهد شد. وی در ادامه افزود که با بروز تغییر در شیوة استفاده از پیشینه‌های الکترونیکی، آرشیوهای ملی در پی بهبود فرایندها و رویه‌های خود و ارائه توصیه‌های لازم به دولت‌ها هستند.

آخرین سخنران نشست دوم، آقای عزیز هدایتی خوشمهر[9] در سخنرانی خویش «پیش نویس مدل مرجع استاندارد ملی در مدیریت اسناد الکترونیکی» و اسناد آرشیوی را ارائه کرد. وی ضمن اشاره به وظیفة ثبت و نگهداری اطلاعات فعالیت‌های سازمان‌ها، شرکت‌ها و مؤسسات عمومی و در میان گذاشتن آن با هموطنان، بر این نکته نیز تاکید داشت که در طراحی سیستم‌های الکترونیکی اطلاعات، درک درست از مفهوم سند، محافظت از مدارک حاصل از چالش‌ها و فعالیت‌ها، مراحل تولید اسناد و حتی مرحله قبل از تولید، باید مد نظر باشد.

نشست سوم -پس از اقامه نماز و صرف نهار- در ساعت 14 با ارائة مقالة «آرشیو2، راهکاری نوین در راستای خدمات اطلاع رسانی و مدیریت اسناد الکترونیکی در آرشیوها: ارائه یک مدل پیشنهادی» که توسط خانم­ها مریم پاکدامن نائینی و آناهیتا باواخانی[10] و آقای امیررضا اصنافی[11] نگاشته شده بود، آغاز شد. در این مقاله با توجه به نقش اطلاع رسانی آرشیوها، نقش نرم افزارهای اجتماعی تحت وب در فراهم ساختن امکان تعامل کاربران -خواه آرشیودار و خواه نیازمندان اطلاعات- با منابع اطلاعاتی آرشیوی به شکل‌های گوناگون، بیان گردید. در ادامه، هدف عمده از به کارگیری وب 2 و خدمات آن در کتابخانه­ها مورد بحث قرار گرفت و بیان شد که آرشیوها هم می‌توانند مفهوم آرشیو 2، را بر مبنای وب 2 در خود تقویت کرده و خدمات خود را بر این اساس گسترش داده و قادر شوند تا در هر ساعتی از شبانه­روز با کاربران در تعامل چندسویه باشند. در ادامه ایدة آرشیودار 2 و خدمات قابل عرضة مراکز آرشیوی، مطرح و مدل پیشنهادی برای استفاده از نرم­افزارهای اجتماعی در مراکز آرشیوی به منظور ارائه خدمات بهتر این مراکز، ارائه شد.

خانم‌ها لیلا نعمتی انارکی و رویا پورنقی[12] ارائه دهندگان مقاله بعدی با عنوان «رقومی‌سازی آرشیوها: ضرورت‌ها و چالش‌ها» بودند. در این مقاله ضمن اشاره به مفهوم آرشیو و تاکید بر نقش اطلاعات به عنوان یکی از اصلی‌ترین ارکان پیشرفت و ارتقاء جوامع بشری،  مفهوم میراث مکتوب و آرشیوهای رقومی، تاریخچة شکل‌گیری آنها، چالش‌های موجود، ضرورت‌های رقومی کردن میراث مکتوب، لزوم ایجاد شبکه جهانی دانش برای آرشیوها و در نهایت مزایا و معایب این شبکه بررسی شده است.

دکتر مهدی افضلی[13] «امضای دیجیتالی و امنیت اطلاعات در مدیریت اسناد الکترونیکی» را موضوع سخنرانی خویش ساخته بود. وی در آغاز اشاره کرد که اسناد الکترونیک بیشتر حاوی اطلاعاتی مهم و حساس مانند قراردادهای حقوقی، فن‌آوری‌های محرمانه و تبادل اطلاعاتی مالی و اقتصادی هستند و لازم است تدابیری به منظور جلوگیری از دسترسی سارقان رایانه‌ای به اسناد در محیط الکترونیکی و مجازی، به‌عمل آید و از این روست که روش‌هاى مختلف رمزگذاری و امضای دیجیتالی ایجاد شد و گسترش یافت. وی افزود اهمیت ایمنى فضاى مجازى و لزوم معرفى فناورى امضاى دیجیتالى و ثبت الکترونیکى مطمئن، با توجه به حجم فعالیت‌ها در محیط مجازی، بیشتر آشکار می‌شود. وی در ادامه به روش‌های متفاوتی که برای جلوگیری از دخل و تصرف در اسناد الکترونیکی و تامین امنیت این اسناد وجود دارد اشاره و به‌کارگیری امضای دیجیتالی در محیطی امن و مطمئن را بررسی کرد و تأثیرات گسترش این تکنولوزی بر روی مدیریت اسناد الکترونیکی را مورد بحث قرار داد.

نشست سوم با تجلیل از نمایندگان دستگاه‌ها پایان یافت.

در آخرین نشست روز نخست همایش، سه مقاله ارائه شد که سخنرانان دو مقالة نخست، پژوهش و آرشیو را محور بحث خود قرار داده بودند. خانم ناهید انتظاریان[14] در مقاله‌ای با عنوان «نقش آرشیو در پژوهش» به بیان اهمیت، ارزش و کاربرد منابع آرشیوی در حوزه‎های مختلف پژوهشی از جمله تاریخی، اجتماعی و سیاسی پرداخت و اشاره کرد اسناد آرشیوی دارای ارزش قانونی و رسمی زیادی است که با استناد به آنها می‎توان واقعیت گذشته و حال جوامع بشری را بررسی کرد. این اسناد توجه پژوهشگران رشته‌های علمی گوناگون را به سوی خود چلب کرده است. وی در ادامه با اشاره به قرار گرفتن در عصر اینترنت و عصر وب جهان‌گستر، آرشیو مدارک الکترونیکی و نقش آنها در پژوهش‎ها و ارتباطات علمی و ویژگی‌ها، اهداف و تقسیم بندی این آرشیوها را مورد بحث قرار داد.

«معاصر پژوهی در گنجینه اسناد قوه قضائیه: فرصت‌ها و چالش‌ها» موضوع سخنرانی خانم فاطمه شیرالی[15] بود. وی با بیان برخی ویژگی‌ها و تنگناهای پژوهش در علم تاریخ، اشاره کرد که اسناد یکی از کارآمدترین ابزارها برای کشف واقعیت حوادث و رویدادهای تاریخی است به گونه‌ای که هیچ پژوهشگری نمی‌تواند در جریان مطالعات تاریخی، خود را بی نیاز از اسناد و مدارک مقطع زمانی مربوط بداند. وی بایگانی‌های اسناد راکد قوة قضائیه را از آرشیوهای اسنادی بسیار مهم کشور برشمرد که قادر است فرصت‌های پژوهشی فراوانی را در مقطع تاریخ معاصر کشور به خصوص دورة حکومت پهلوی اول و دوم برای محققان فراهم سازد. سپس نمونه‌هایی از اسناد موجود در این آرشیو، معرفی شد.   

آخرین سخنران روز اول خانم فرحناز فتح اله زاده[16] بود که «لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور» را محور بحث خویش قرار داده بود. وی در مقالة خود ضمن اشاره به تاریخچة آرشیو در کشور، به جایگاه و نقش نظام ملی آرشیوی پرداخت و در ادامه به محورهایی که برای تدوین نظام ملی اسنادی کشور باید بررسی شود، اشاره‌ای گذرا کرد.

دومین روز همایش آرشیو برای همه، مصادف با هفدهم اردیبهشت، روز اسناد ملی بود. نخستین سخنرانی این روز، با عنوان «پادکست­ها در آرشیوهای دیداری شنیداری: فرصت یا تهدید» توسط خانم رضیه یزدان‌نیا[17] ارائه شد. سخنران ضمن اشاره به فراگیرشدن بحث پادکست در مراکز اطلاع‌رسانی و معطوف شدن توجه آرشیودارها به آن به دلیل قابلیت و توانایی‌های پادکست‌ها برای تبادل اطلاعات صوتی به منظور هماهنگ شدن و ارتباط سریع‌تر و آسان‌تر با کاربران و دسترس پذیرتر کردن منابع الکترونیکی، به بررسی تهدیدها و فرصت‌هایی که پادکست با حضور خود در آرشیوها ایجاد می‌کند، پرداخت و قابلیت‌ها وکارکردهای آن را در راستای اهداف و رسالت آرشیوها مورد بررسی قرار داد.

سخنران بعد، خانم لیلا مکتبی­فرد[18] آرشیو فیلم‌های مستند را موضوع صحبت خویش قرار داد. وی در مقالة «جستاری در توزیع، تکثیر و آرشیو فیلم­های مستند: منبع اطلاعاتی فراموش شده» ضمن بیان تعاریف، انواع فیلم­های مستند و وجوه اشتراک این آثار با یک مقالة پژوهشی مورد بحث و بررسی قرار داد و در ادامه افزود به خاطر ویژگی استناد به حقایق موجود و نزدیکی این نوع فیلم به واقعیت، سازندگان فیلم­های مستند پیش از ساختن فیلم، دست به پژوهش می‌زنند. این امر سبب گشته تا فیلم مستند را گاه به عنوان محصول پژوهشی تصویری  محسوب کنند. ویژگی‌ای که سبب شده فیلم­های مستند به عنوان پیشینه و منبع اطلاعاتی غنی، در بسیاری از پژوهش­ها به­ویژه با موضوع­های تاریخی، علمی، قوم نگارانه، سیاسی و اجتماعی مورد استفاده قرار گیرند. در پایان مشکلات تکثیر و توزیع فیلم مستند در ایران از وجوه مختلف و امکان فراهم­آوری آرشیوی جامع، متشکل از تمامی فیلم­های مستند ایرانی در سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران، مورد بررسی قرار گرفت.

دکتر سید حجت مهدوی سعیدی[19] در مقالة خویش موضوع «آرشیوهای انقلاب و دفاع مقدس» را ارائه کرد. در این مقاله ضمن اشاره به حوادثی که برای از بین بردن اسلام راستین با دسیسۀ آشکار و پنهان دشمنان در قرن اخیر به وقوع پیوسته، بیان گردید که نگرش دقیق به گذشته می‌تواند جامعۀ آینده ما را هر چه بیشتر و بهتر به صلاح نزدیک کند و تأسیس و تحکیم «آرشیو ملی کشور» در این رهگذر نقش بسیار مهمی دارد. سخنران در ادامه به پدیدۀ بزرگ انقلاب اسلامی و دفاع مقدس و آرشیوهای مربوط پرداخت.

نشست ششم با سخنرانی آقای سعید ملیح[20] با موضوع «آموزش آرشیوداری» آغاز شد. وی در سخنرانی خویش با اشاره به اهمیت آرشیو و حفظ منابع آرشیوی از منظرهای متفاوت اعم از تاریخی، استفاده در برنامه­سازی رادیو تلویزیونی، تولید منابع دیداری شنیداری جدید و بهره­گیری مخاطبان، به بررسی مشکلات و مُعضلات آموزش آرشیوداری در کشور پرداخت.

«وجوه اشتراک و افتراق آموزش در کتابخانه و آرشیو» عنوان مقالة مشترک آقای دکتر مهرداد نیکنام[21] و خانم طاهره طاهری[22] بود که توسط خانم طاهری ارائه شد. در این مقاله با توجه به شرایط متفاوت فراهم آوری، پردازش و خدمات مرجع در مورد مواد کتابخانه، نسخ خطی و آرشیو، تفاوت در آموزش در این فعالیت­ها اشاره و بیان شد اگرچه از بسیاری جهات آموزش کتابداری و آرشیو مکمل یک­دیگرند، ولی  به هیچ­وجه مترادف نیستند. سخنران در ادامه، ضمن اشاره به تاریخچة آموزش کتابداری و بویژه آرشیو در ایران، به دروس تخصصی رشتة آرشیو اشاره کرد.

«جایگاه آرشیوهای شهرداری در عمومی­سازی نقش آرشیوها» عنوان سخنرانی آقای ابوالفضل حسن­آبادی[23] بود. وی در این مقاله ضمن اشاره به وظایف و عملکرد آرشیوهای ملی، ارتباط بین آرشیوها با حجم اسناد و مدارک تولید شدة سازمان­های دولتی، غیردولتی، شرکت­ها و مردم، و توان آرشیوهای ملی در جمع­آوری، نگهداری و سازماندهی اسناد پرداخته شد. سخنران با بررسی جایگاه، وظایف و کارکرد آرشیوهای شهرداری برخی کشورها، کوشید ضمن مشخص کردن جنبه‌های مختلف موضوع، به بیان اهمیت آن در عمومی­سازی نقش آرشیوها بپردازد.

«گسترة جغرافیایی و سابقة تاریخی مجموعه‌های خصوصی و خانوادگی در ایران» عنوان مقاله مشترک آقایان محمود دقاقی[24] و مهدی شفیعی[25] بود که توسط آقای دقاقی ارائه شد. در این مقاله ضمن اشاره به قدمت تاریخ کشورمان و اسناد و مدارک باقی مانده از قرون گذشته به بیان این مسئله پرداخته شد که بخش مهمی از این اسناد و مدارک در مجموعه‌های شخصی و خانوادگی خانواده‌های کهنسال و نیز در خاندان‌هایی که در ادوار مختلف تاریخی به زمامداری در گوشه و کنار این سرزمین مشغول بوده‌اند، پنهان است.

موضوع مقاله نخستین سخنران نشست هفتم، آقای دکتر مرتضی کوکبی[26]، «مشکلات بایگانی به عنوان نقطۀ آغازین آرشیو: گزارشی از تجربیّات یک مدیر گروه و رییس دانشکده» بود. دکتر کوکبی در سخنرانی خویش به بیان مشکلاتی که در مورد بایگانی گروه و دانشکده با آن روبه‌رو بوده و راه حل­هایی که پیدا کرده، پرداخت. همچنین وی، به بایگانی متمرکز کشوری، نظام ارجاع­دهی به نامه­ها، محتوای نامه­ها و چگونگی ارجاع به محتوای آن­ها و مسائلی از این دست، در سخنرانی خویش اشاره کرد.

«توصیف کتابشناختی مواد آرشیوی با تاکید بر نام عام و خاص مواد» موضوع سخنرانی خانم سهیلا فعال[27] بود. وی ضمن برشمردن تعریف و حوزة کارکرد فهرست‌نویسی توصیفی، ویژگی‌ها، دشواری‌ها و اصول توصیف کتابشناختی منابع آرشیوی، به خصوص منابع دیداری–شنیداری، به معرفی انواع مواد آرشیوی، دسته‌بندی آنها بر اساس وجه تسمیة عام و خاص و بررسی تطبیقی در توصیف کتابشناختی این منابع پرداخت. 

خانم ملیکا دهقان ابراهیمی[28] سخنرانی خود را با موضوع «حفاظت و نگهداری اسناد دیجیتال: سیر تحول از گذشته تا  حال» ارائه کرد. وی در مقالة خود به بیان تکنولوژی‌های مختلف به کار رفته در حفاظت و نگهداری اسناد دیجیتال از گذشته تا به حال و خدمات مراکز اداره ریزفیلم و اسناد دیجیتال، اداره حفاظت از منابع دیداری و شنیداری پرداخت و کارکرد ابزارهایی چون آرشیورایتر و ریزفیلم‌ها و مزایای رقمی شدن مواد آرشیوی  و همچنین مشکلات فناوری‌های قدیمی را بیان و راهکارهایی برای حل مشکلات پیشنهاد کرد.

در نشست هشتم نیز سه مقاله ارائه گردید. «مدیریت دانش و خدمات مرجع در مراکز آرشیوی»، عنوان مقالة آقای دکتر عبدالحسین فرج­پهلو[29] و خانم‌ها مرجان خجسته‌فر و معصومة دالوند[30] بود. سخنران با طرح این پرسش که آیا در دنیای سازمان‌های تولید دانش، آرشیوها توان دیده شدن به عنوان تولید­کنندۀ دانش را دارند، به بررسی موضوع مشارکت آرشیوها در تولید دانش پرداخت و افزود این مسئله زمانی امکان دارد که به باز­تعریف نقش آرشیودارها در ارائة خدمات به کاربران از جمله خدمات مرجع پرداخته شود. وی سپس برای نشان دادن چگونگی به کارگیری مدیریت دانش در خدمات مرجع مراکز آرشیوی، ضمن تبیین و تعریف مدیریت دانش و عناصر ضروری آن در محیط آرشیوها به باز­تعریف خدمات مرجع از شکل ساده آن یعنی از فراهم­آوری اطلاعات به پردازش دانش پرداخت و خدمات مرجع را از منظر منابع اصلی، کاربران و آرشیودار­ مرجع مورد بررسی قرار داد.

«سیاست دسترسی به اسناد (با رویکرد به رویه‌های مورد استفاده در مراکز اسنادی-آرشیوی)» موضوع سخنرانی غلامرضا عزیزی[31] بود که در آن دسترس­پذیر ساختن مجموعه­های آرشیوها محور بحث قرار گرفت و روش­ها، هدف­ها و سیاست­های اجرائی آرشیو، در زمینة تدوین سیاست دسترسی به منابع و محدودیت­های آرشیو در ارائه اسناد، با اشاره به روش­ها و رویه‌های مورد استفاده در برخی آرشیوهای خارجی و  مراکز اسنادی داخل کشور، مورد توجه قرار گرفت.

سخنرانی پایانی نخستین همایش ملی آرشیوی ایران «بررسی و تحلیل مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز» بود. این مقاله که توسط خانم  میترا صمیعی[32] و آقایان دکتر فریبرز درودی[33] و علیرضا انتهایی[34] نگاشته شده بود توسط خانم صمیعی ارائه شد. نویسندگان در این مقاله مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز -که به حیطة کاملی از نقش‌های حفاظت اطلاعات آرشیوی شامل گردآوری، ذخیره‌سازی آرشیوی، مدیریت داده، دسترس‌پذیری و اشاعه می‌پردازد-  و همچنین مقولة انتقال اطلاعات دیجیتالی در رسانه‌ها و شکل‌های نوین مورد بررسی قرار گرفت. این مراسم با ارائه گزارش آقای دکتر مرادی دبیر علمی همایش، دکتر خسروی معاون اسناد ملی ایران و آقای اشعری رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران خاتمه یافت.

شایان ذکر است که در پایان هر نشست، زمانی به پرسش و پاسخ اختصاص داده شده بود. به دلیل مباحث مطرح شده در یکی از نشست‌‌ها، یکی از اعضای هیئت رئیسه نشست از آقای محسن روستایی خواست تا دقایقی در خصوص جایگاه مورخین از دیدگاه آرشیوی، سخن گوید.