گفت‌وگو با دکتر مولود ستوده

تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی، حاصل خرد جمعی است

مریم اسدی جعفری

20 تیر 1396

به گزارش سایت تاریخ شفاهی، سال گذشته در تبیین برنامه‌ها و چالش‌های پیش ‌روی سازمان اسناد و کتابخانه ملی در جلسه بیستم تیر ماه 1395 هیئت دولت جمهوری اسلامی ایران مقرر شد: «دستگاه‌های اجرایی نسبت به تدوین تاریخ شفاهی دستگاه متبوع خود بر اساس اصول ابلاغی سازمان اسناد و کتابخانه ملی» اقدام کنند.

این سازمان نیز به عنوان متولی اجرایی کردن این طرح، اقداماتی در سراسر کشور انجام داده است. به همین بهانه، خبرنگار سایت تاریخ شفاهی ایران گفت‌وگویی با دکتر مولود ستوده، کارشناس اسنادِ سازمان اسناد و کتابخانه ملی در منطقه مرکزی کشور (اصفهان) انجام داد تا از روند اجرایی شدن مصوبه هیئت دولت در زمینه ثبت تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی در این منطقه باخبر شویم. دکتر ستوده گفت که در ثبت تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی، اداره به مثابه یک سیستم در نظر گرفته می‌شود؛ یک هویت و یک روح واحد دارد و کارشناسان آن در پست‌های مختلف، اجزای تشکیل دهنده یک نوع خرد جمعی هستند که در مقاطع زمانی و شرایط مختلف به ایفای نقش و بیان اندیشه‌های خود پرداخته‌اند. این انتقال تجربیات و گفت‌وگوی بین نسل حال و گذشته باعث می‌شود ما به نوع و شیوه این خرد جمعی در یک دستگاه دولتی پی ببریم.

■

اولین اقدامات شما در زمینه عملی کردن مصوبه هیئت دولت، با محوریت ثبت تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی چه بود؟

مصوبه تدوین تاریخ شفاهی توسط رئیس پژوهشکده سازمان اسناد ملی، دکتر غلام‌رضا عزیزی از تهران برای ما فرستاده شد تا نسبت به تدوین تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی استان‌های اصفهان، چهارمحال و بختیاری، مرکزی و کهگیلویه و بویراحمد اقدام شود. این مصوبه را به استانداری‌های مورد نظر ارسال کردیم و آنها هم این مصوبه را طی بخشنامه‌هایی به همه دستگاه‌های اجرایی زیرمجموعه خود از طریق سیستم دولت الکترونیک ابلاغ کردند.

منظور از دستگاه‌های اجرایی، چه سازمان‌هایی هستند؟

دستگاه‌های اجرایی بسیار زیادند و شامل استانداری‌ها، فرمانداری‌ها ، اداره‌های دولتی، شهرداری‌ها و حتی دانشگاه‌ها، بانک‌ها، مدارس و غیره می‌شوند.

جایگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی در اجرای این مصوبه هیئت دولت چیست؟

از آنجایی که سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، آرشیو ملی ایران است و ما سال‌ها در زمینه جمع‌آوری اسناد و مکاتبات اداری فعالیت کرده‌ایم، متوجه این موضوع شدیم که این اطلاعات مدون و تنظیم شده، شامل بسیاری از مسائل و اطلاعات حاشیه‌ای نمی‌شوند. بنابراین سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای پُر کردن این خلاء لازم دید به کمک تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی که بیشترین سهم را در تولید اسناد ملی دارند، به این مهم دست یابد. البته در طی این سال‌ها، مؤسسات و یا افراد مختلف در زمینه تاریخ شفاهی کار کرده‌اند، اما در واقع کارها پراکنده و فاقد ساختار آرشیوی هستند. برای جلوگیری از این پراکندگی، نزدیک شدن به هدف و کاربردی کردن تاریخ شفاهی، جلوگیری از انجام کارهای سلیقه‌ای و ایجاد یک نظام هماهنگ در زمینه ثبت تاریخ شفاهی دستگاه‌های دولتی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با اجرای این مصوبه در نظر دارد تا همه دستگاه‌های دولتی در سراسر کشور، در یک ساختار واحد نسبت به تدوین تاریخ شفاهی خود اقدام کنند.

البته برخی دستگاه‌های نظامی مانند سپاه پاسداران، انتقال تجربیات از طریق تاریخ شفاهی را انجام می‌دهند.

بله، اما جز ثبت تاریخ شفاهی جنگ و دفاع مقدس، به مباحث مدیریتی هم نیازمندیم. در واقع آرشیو شفاهی، یکی از بهترین راه‌ها برای انتقال تجربیات است. چون وقتی یک مدیر، نقطه نظرات خود را مطرح و اجرایی می‌کند، ناگزیر با موافقت‌ها و مخالفت‌هایی هم روبه‌رو می‌شود و مسائل حاشیه‌ای، بر تصمیم‌گیری او اثر می‌گذارند. در نامه‌های اداری، کمتر به این مسائل اشاره می‌شود، ولی به کمک تاریخ شفاهی، فضایی برای تبیین شرایط جانبی و اثرگذار نیز فراهم می‌شود.

مصاحبه‌کنندگانِ در هر دستگاه اجرایی، چگونه انتخاب می‌شوند؟

با توجه به بخشنامه تدوین تاریخ شفاهی دستگاه‌های دولتی، در اصفهان بیش از صد نفر از کارشناسان دستگاه‌ها در دور اول معرفی شدند. البته پیشنهاد کردیم هر سازمان، حداقل سه نفر از کارشناسان خود را به ما معرفی کند که اگر کارشناسی به هر دلیلی نتوانست تیم خود را همراهی کند، به روند کار لطمه‌ای وارد نشود. ویژگی‌هایی را برای معرفی کارشناس معین کردیم؛ این که افراد مورد نظر حتماً علاقه‌مند به فعالیت در این حوزه باشند، اهل تحقیق و جست‌وجو باشند و توانایی مطالعه مستندات را داشته باشند. انتخاب کارشناسانی که با مجموعه خودشان آشنایی دارند، باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌ها می‌شود.

کارگاه‌های آموزش آنها به چه صورت برگزار می‌شوند؟

کارگاه‌ها 40 ساعته و شامل 20 ساعت حضوری و 20 ساعت غیرحضوری است. در حقیقت، همکاران ما 20 ساعت درباره شیوه‌های مصاحبه، اصول، مفاهیم و روش‌ها به کارشناسان آموزش می‌دهند. در این کارگاه‌ها‌، شیوه‌ها و اصول مصاحبه و تدوین تاریخ شفاهی اداره‌ها در یک نظام هماهنگ آموزش داده می‌شوند. البته با توجه به ماهیت و کارکرد هر دستگاه، محتوای به دست آمده یقیناً متفاوت خواهد بود. در طول برگزاری کارگاه‌ها، هدف ما این است که در کنار شیوه‌های تاریخ شفاهی، بررسی منابع را هم به کارشناسان مورد نظر آموزش دهیم. مهم‌ترین منبع مورد تحقیق که می‌تواند به تنظیم بسته سوالات و چگونگی شیوه‌های مدیریتی و اجرایی دستگاه‌ها کمک کند، مکاتبات موجود در بایگانی هر سازمان است. به عبارتی، بایگانی هر اداره، حافظه مکتوب آن اداره است. در کنار این مکاتبات، مدیران نیز خاطراتی از مجموعه تحت مدیریت خود دارند که تلفیق اینها با هم، تاریخ مدون یک اداره را تشکیل می‌دهد. کارشناسان در این کارگاه‌ها یاد می‌گیرند که چگونه از اسناد موجود در بایگانی استفاده کنند و بایگان‌ها هم می‌توانند در ارائه اطلاعات و تکمیل این طرح نقش مؤثری داشته باشند. در واقع مصاحبه‌کنندگان باید با دست پُر به سمت مصاحبه با مدیران و مسئولان سازمان‌ها بروند.

این روند، همان مطالعه قبل از مصاحبه است؟

بله. از طرف دیگر، شاید مدیران برخی از اقداماتی را که انجام داده‌اند، فراموش کرده باشند و با کمک اسناد، یادآوری آنها بسیار بهتر و دقیق‌تر خواهد شد.

شاید بتوان از فیلم‌های موجود از سخنرانی مدیران در همایش‌ها و یا جلسات هم استفاده کرد.

تمامی این اطلاعات، قابلیت استفاده دارند. تصاویر و عکس‌ها ، نوارهای صوتی، پرونده‌های موجود در بایگانی اداره‌ها و یا سازمان اسناد ملی، همه می‌توانند در یادآوری آنچه که قبلاً رخ داده، مؤثر باشند.

آیا ضبط هم‌زمان تصویری از تاریخ شفاهی مدیران خواهید داشت؟

این بستگی به بودجه هر اداره دارد. البته بخش روابط عمومی هر سازمان، قطعاً دوربین دارد و این کار به راحتی قابل انجام است. اگر ضبط تصویری هم صورت گیرد، احساس مصاحبه‌شونده شامل غم و شادی و عواطف او ملموس‌تر خواهد بود.

آیا تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی، فقط در سطح مدیران گردآوری خواهد شد؟

خیر، حتی یک کارمند قدیمی یا بازنشسته که بتواند اطلاعات کاملی به مصاحبه‌کننده بدهد، می‌تواند موضوع مورد تحقیق او باشد. هدف ما این است که تاریخچه یک مجموعه را از شروع تا آخر بررسی کنیم و بگوییم که این دستگاه دولتی از چه نقطه‌ای کار خود را آغاز کرده و برای حرکت در مسیر از گذشته تا حال خود، چگونه عمل کرده و با چه چالش‌هایی روبه‌رو بوده است؟ به عبارتی چگونه از یک نقطه به نقطه دیگر رسیده است؟

آیا سراغ مدیران گذشته هم می‌روید؟

بله، با مدیران و کارشناسان قدیمی که در قید حیات باشند و حافظه‌شان برای یادآوری خاطرات یاری کند، مصاحبه خواهند کرد. نکته خوب اینجاست که وقتی پرونده‌های یک سازمان بررسی می‌شوند، کارشناسان زبده‌‌ای که تحت برخی شرایط در گوشه، سایه و تاریک تصمیم‌گیری‎های اداری قرار داشته‎اند نیز به مجموعه خود معرفی خواهند شد. گاهی مدیران بنا به دلایلی با ساختار سازمان، آشنایی ندارند و یک کارشناس قدیمی نقش مؤثری در پیشبرد فعالیت‌های دستگاه خود دارد. بنابراین فضا برای معرفی این کارشناسان زبده هم فراهم می‌شود. در این طرح به هیچ وجه نمی‌خواهیم فقط مدیران را هدف قرار دهیم. هر کسی که بتواند اطلاعات دقیق و جامعی بدهد، می‌تواند موضوع گفت‌وگوی ما باشد. در نهایت، در زمینه پیاده‌سازی، ویرایش و تدوین و چاپ کتاب تاریخ شفاهی هر سازمان، همراه آنها خواهیم بود.

به نظر شما این کتاب‌ها چه تأثیری بر روند اداره کشور خواهند داشت؟

نگاه ما چند جانبه است. اول این که متوجه می‌شویم یک دستگاه یا اداره، از چه زمانی شکل گرفته و چگونه تا زمان حال پیش آمده است. دوم این که اداره‌های کل، اشراف دقیق‌تری نسبت به شرایط محیطی، اداری و کارکنان اداره‌های تابعه خود در شهرستان‌ها به دست خواهند آورد. حتی این نگاه می‌تواند در یک وزارتخانه نیز مورد استفاده قرار گیرد. به عبارتی یک وزارتخانه با نگاه کلی به مجموعه اطلاعات مدون مدیران و کارشناسان ارشد خود در استان‌های مختلف، به ویژگی‌ها و موانع و مشکلات آنها پی برده و از راهکارهای مختلف ارائه شده بهتر استفاده می‌کند. این نگاه حتی در سطح شهرستان و استان هم قابل بررسی است. یعنی این که فرماندار یک شهرستان، با بررسی عملکرد مدون اداره‌های تحت نظر خود به راحتی به افت و خیزهای موجود پی خواهد برد و بسیاری از مسائل را ریشه‌یابی خواهد کرد. حالا این نگرش در سطحی وسیع‌تر، در استان می‌تواند چشم انداز وسیع‌تری نسبت به دستگاه‌های اجرایی به وجود آورد. اهمیت این موضوع در این است که نگاه مدیریت کلان به دستگاه‌های زیرمجموعه خود را عمیق‌تر می‌سازد. چالش‌ها، موانع و افت و خیزها همچنین ظرفیت‌های فکری دستگاه‌ها شناسایی می‌شوند و حتی شرایط محلی و بومی، شیوه‌های فکری، خلاقیت‌های کاری و مدیریتی باعث ایجاد شبکه‌ای از اطلاعات می‌شوند که انتقال تجربیات را در سطوح مختلف اداری به دنبال خواهند داشت. این نوع تاریخ شفاهی‌ها می‌تواند مورد استفاده اعضای شورای شهر و نمایندگان مجلس و حتی در سطح کلان‌تر اعضای هیئت دولت هم قرار گیرد. این امر باعث می‌شود نقاط تاریک و روشن شیوه‌های مدیریتی اداره‌ها مشخص شود و این شناخت شیوه‌های مدیریتی، دستگاه‌های دولتی را به سوی شفاف‌سازی و کاربردی شدن سوق خواهد داد.

این انتقال تجربه تا چه حد اهمیت دارد؟

وقتی نگاه شما از گذشته به زمان حال است، طبیعتاً دستاوردهای دیروز و امروز ما در اختیار مدیران آینده هم قرار خواهد گرفت. به هر حال مدیران دیروز و امروز، با توجه به شرایط زمانی و امکانات موجود، مجموعه خود را همگام با دیگر دستگاه‌های دولتی هدایت کرده‌اند و بر پایه همین شناخت، مدیر آینده با بررسی این دستاوردها اطلاع عمیق و دقیقی از مجموعه خود خواهد داشت و از تجربیات آنها استفاده خواهد کرد. پس مدیران بر پایه تصمیمات و دستاوردهای مدیران گذشته، مجموعه را یک گام به جلو هدایت می‌کنند. البته در این روند، نقاط ضعف مدیریت‌های قبلی هم مشخص می‌شود که از این به بعد، کار برای مدیران سخت خواهد شد. چون به کمک تاریخ شفاهی همیشه تحت نقد و بررسی هستند.

با این اوصاف از تکرار اشتباهات مدیریتی هم جلوگیری می‌شود.

بله، بسیاری از مواقع ما به شیوه آزمون و خطا کار کرده‌ایم و انقطاع بسیاری در روند مدیریتی دستگاه‌های مختلف مشاهده می‌شود. در حالی که اگر تجربیات مسئولان قبل، به امروز و فردا انتقال می‌یافت، از تکرار بسیاری خطاها جلوگیری می‌شد.

آیا شیوه مصاحبه در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت خواهد بود؟ نمونه کتابی برای ارائه به کارشناسان اداره‌ها وجود دارد؟

ثبت تاریخ شفاهی هر دستگاه بر اساس هویت، ماهیت و کارکرد آن متفاوت است. ولی شیوه‌های آرشیو شفاهی، یکسان خواهد بود. با وجود آن که کارهای مختلفی در زمینه تاریخ شفاهی بعد از انقلاب انجام شده، اما موارد معدودی از خاطرات مدیران ارشد دستگاه‌های دولتی تنظیم شده است و از این جهت، خلاء بسیاری مشاهده می‌شود. کتابی با عنوان «خدمت ناتمام» شامل دیدگاه‌ها و تجربیات سردار رسول یاحی، معاون سیاسی امنیتی استانداری اصفهان موجود است که به شیوه تاریخ شفاهی و بر اساس عمکرد وی در این منصب چاپ شده است. البته مصاحبه‌ها در سال 1394 صورت گرفت، اما موضوع مصاحبه درباره عملکرد سردار رسول یاحی، از اسفند 1392 تا اردیبهشت 1394 به عنوان معاون سیاسی امنیتی استانداری اصفهان است. در مورد این کتاب می‌توانم بگویم، او این شجاعت را داشت که شیوه مدیریتی خود را مورد نقد و بررسی همگان قرار دهد. وی با توجه به شرایط، مشکلات و امکانات یا بهتر است بگویم وضع موجود، بسیار شفاف و دقیق و فنی درباره شیوه‌های مدیریتی، تصمیمات و اقدامات خود صحبت کرده است.

این نوع آثار، در حوزه تاریخ شفاهی اداری جای می‌گیرند و تکرار مصاحبه‌ها – در صورت خطای مصاحبه‌گر- امکان‌پذیر نخواهد بود. از آنجایی که کارشناسان اداره‌ها، تجربه خاصی در زمینه ثبت تاریخ شفاهی ندارند، آیا تمهیداتی برای پیشگیری از خطای احتمالی آنها در سیر مصاحبه‌ها در نظر گرفته‌اید؟

ما در کارگاه‌ها سعی می‌کنیم شیوه‌های مصاحبه را یاد ‌دهیم و در طول جریان مصاحبه، حداقل یک نمونه همراه با آنها خواهیم بود تا کارشناسان هر اداره، از شرایط لازم برخوردار شوند.

بهتر نبود که از تحصیل‌کردگان در رشته تاریخ بهره گیرید؟

مشکلی که وجود دارد، این است که تحصیل‌کردگان رشته تاریخ با روند شکل‌گیری دستگاه‌های دولتی و چرخه کار آنها آشنایی کمتری دارند. البته اگر کارشناسان دستگاه‌ها تحصیل‌کردگان رشته تاریخ باشند، خیلی بهتر خواهد بود. با این حال، تاریخ شفاهی پهنه‌ای است که همه می‌توانند به آن ورود کنند و با کمی علاقه‌مندی و دقت موفق خواهند شد. علاقه، صبر و حوصله و به خصوص آشنایی با سازمان، از اولین شرط‌ها قرار داده شدند؛ به‌خصوص که ترجیحاً باید از بین کارشناسان هر دستگاه انتخاب می‌شدند تا با مجموعه خود آشنا باشند. چون آشنا شدن افرادی که از بیرون می‌آیند زمان می‌برد، ولی استفاده از کارشناسان، هدایت جریان تاریخ شفاهی دستگاه‌های دولتی را با چالش کمتری مواجه می‌کند.

آیا شما قدرت حذف مصاحبه‌گران ضعیف را دارید؟

در حوزه آرشیو شفاهی کسانی که علاقه‌مند به این کار هستند، ضعیف نخواهند ماند و حتماً خود را به سطح لازم خواهند رساند. از طرفی ما از لحظه آموزش تا ارائه یک نمونه کتاب، همراه آنها خواهیم بود. وقتی کسی به این مرحله رسید، قطعاً می‌تواند در تعامل با سازمان اسناد ملی و حتی دیگر متخصصان حوزه تاریخ شفاهی کار خود را به پیش ببرد. سازمان اسناد ملی، تجربیات و ظرفیت‌های فکری خوبی در این زمینه دارد که همه ما علاقه‌مندیم، تجربیات‌ خود را در اختیار همکاران دیگر قرار دهیم و کارگاه‌ها هم رایگان برگزار می‌شوند.

متأسفانه مشکلی غیرقابل انکار در حوزه مدیریتی وجود دارد و آن، این است که کمتر مدیری، حاضر به پذیرش اشتباهات طول کار خود است. این معضل، قطعاً یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در مسیر ثبت تاریخ شفاهی اداره‌ها خواهد بود. با این مشکل چگونه روبه‌رو می‌شوید؟

هدف ما تخطئه یا مچ‌گیری مدیران نیست. هدف ما تنظیم تاریخ شفاهی هر دستگاه است. بله، ممکن است به این موارد برخورد کنیم، اما کارشناسان نه تنها با مدیران و معاونان و کارشناسان ارشد امروز صحبت می‌کنند، بلکه به سراغ مسئولان دوره‌های قبل هم خواهند رفت و هر کدام، بخشی از آن تاریخ را خواهند گفت. به عبارتی یک دستگاه در یک فرد یا یک طیف معنی نخواهد شد، بلکه سیر تحول آن را در ادوار مختلف بررسی خواهند کرد. از طرفی اسناد موجود در آرشیو ملی و مدارک موجود در بایگانی‌ها هم به کمک کارشناسان خواهد آمد تا نظرِ به واقع نزدیک‌تری به دست آید  و حتی با این روش، مدیران راستی آزمایی می‌شوند. به عبارتی ما اداره را به مثابه یک سیستمی در نظر می‌گیریم که یک هویت و یک روح واحد دارد و کارشناسان آن در پست‌های مختلف، اجزای تشکیل دهنده یک نوع خرد جمعی هستند که در مقاطع زمانی و شرایط مختلف به ایفای نقش و بیان اندیشه‌های خود پرداخته‌اند. این انتقال تجربیات و گفت‌وگوی بین نسل حال و گذشته باعث می‌شود ما به نوع و شیوه این خرد جمعی در یک دستگاه دولتی پی ببریم. نمی‌توان یک فضای آرمانی برای این خرد جمعی ترسیم کرد، بلکه شناخت ما را نسبت به آنچه که بوده، بیشتر می‌کند و راه را برای تکمیل این تبادلات تجربیات، فراهم آورده و ما را در مسیر تکامل این روند کمک می‌کند.

آیا بسته پرسشی را سازمان اسناد به مصاحبه‌گران می‌دهد؟

تا حدی. بسته سوالات را دو گونه تنظیم می‌کنیم؛ یکی سوالات عمومی و یکی سوالات اختصاصی. سوالات عمومی شامل تاریخچه و بیوگرافی خودِ افراد و سازمان مورد نظر است. اما سوالات اختصاصی هر دستگاه اجرایی، محتوای خاص خود را دارد. برای این کار، کارشناسان باید کلیدواژه‌های مختص به سازمان خود را جست‌وجو واستخراج کنند. شاید برای هر مجموعه بتوان بیش از صد کلیدواژه تعریف کرد. این کلیدواژه‌ها را بر اساس حوزه‌های کاری اعم از اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، اجتماعی و اعتقادی دسته‌بندی می‌کنیم. در نهایت، مجموعه‌ای از سوالات بر اساس این کلیدواژه‌ها با عبارات استفهامی مثل چگونه، چه کسی، چرا و چطور استخراج می‌شوند.

کارگاه‌ها از چه تاریخی آغاز شده‌اند؟

از بعد از ماه مبارک رمضان (تیر 1396). به مدت چهار هفته برای کارشناسان دستگاه‌های اجرایی استان اصفهان، کارگاه برگزار می‌کنیم. سعی می‌کنیم که تعداد نفرات در هر کارگاه، کم باشند تا ارتباط متقابل داشته باشیم. ما هیچ عجله‌ای برای به پایان رساندن دوره‌ها نداریم و تازه اول راهیم. همکاران تهرانی هم اعلام آمادگی کرده‌اند و برای تدریس به اصفهان خواهند آمد. البته بخشی از آموزش به صورت آنلاین خواهد بود که اطلاعات تکمیلی آن از طریق سازمان اسناد و کتابخانه ملی اعلام می‌شود. به تدریج به استان‌های کهگیلویه و بویراحمد، چهارمحال و بختیاری و مرکزی هم باید برویم. سعی می‌کنیم در طول دو سال آینده، چند کتاب از تاریخ شفاهی دستگاه‌های اجرایی استان اصفهان را به چاپ برسانیم.