مجموعه نکته‌های آموزشی

نگهداری از اطلاعات تاریخ شفاهی

ترجمه: نرگس صالح‌نژاد

26 اردیبهشت 1395

اشاره: آرشیو تاریخ شفاهی میدلند شرقی در انگلستان[1] وابسته به مرکز تاریخ شهری[2] دانشگاه لیستر[3] مجموعه برگه‌های اطلاعاتی (اینفوشیت) درباره تاریخ شفاهی تولید کرده است که نقطه شروع مفیدی برای علاقه‌مندان به هر جنبه‌ای از تاریخ شفاهی خواهد بود. در این یادداشت، نکاتی در مورد چگونگی حفظ اطلاعات ضبط شده تاریخ شفاهی خود خواهید آموخت.

چگونه از مواد اطلاعاتی خود نگهداری کنیم؟

هنگامی که شما مجموعه تاریخ شفاهی خود را دارید، بهترین راه حفظ سلامت، کیفیت پخش و اطمینان از دسترسی آسان به اطلاعات موجود در آنها چیست؟

در اینجا راهنمایی‌هایی در مورد چگونگی ذخیره و دسته‌بندی کردن مواد ضبط شده، به حداکثر رساندن عمر آنها و پیشنهاداتی برای حفظ و نگهداری گزارش‌های اطلاعاتی به شما می‌شود؛ بنابراین به راحتی می‌توانید آنچه را در جست‌وجویش هستید پیدا کنید و از آنچه در مجموعه خود نگهداری می‌کنید آگاهی داشته باشید.

مراقبت از اطلاعات ضبط شده

بعد از اینکه مصاحبه تاریخ شفاهی را روی وسیله مورد نظر خود ضبط کردید، چند مورد وجود دارد که شما می‌توانید از حفظ و امینت اطلاعات ضبط‌شده و افزایش طول عمر آنها مطمئن شوید.

به یاد داشته باشید لوگ‌ها (مربع‌های کوچک قرار گرفته روی نوار کاست) بعد از ضبط فشار داده شوند، این امر به حفظ مصاحبه روی کاست به دلیل جلوگیری از نور خوردن نوار پیش از ضبط کمک می‌کند.

هنگام دست زدن به نوارهای کاست یا دیسک‌ها، همیشه مطمئن باشید که دست‌های شما تمیز و عاری از هر گونه چربی و عرق است. محیط کار خود را از وجود گردوخاک حفظ کنید.

اطلاعات ضبط شده خود را تا آخرین لحظات که به آنها نیاز دارید در محافظ‌های خود نگه دارید. سطوح دیسک یا نوار را مدام لمس نکنید. برای در دست گرفتن آنها از حلقه مرکزی دیسک‌ها و نوارها یا از پوشش و لبه بیرونی آنها استفاده کنید.

در صورت امکان، از نسخه اصلی کپی تهیه کنید. برای این کار می‌توانید از وسایل مشابه استفاده کنید، مثلاً کاست به کاست، مینی‌ دیسک به مینی دیسک یا اگر امکاناتی دارید روی سی‌دی. به این ترتیب نسخه اصلی تا زمان ساییده یا پاره شدن کپی‌ها حفظ می‌شود.

ذخیره‌سازی کاست و نوارهای حلقه به حلقه

• کاست یا نوار حلقه به حلقه را در جعبه‌های خود یا محافظ‌های پلاستیکی در حالت ایستاده قرار دهید که همیشه در دسترس باشد.
• دور از نور مستقیم خورشید و نور فلورسنت بدون محافظ، ذخیره و نگهداری کنید.
• در جای خشک و خنک و به دور از گردوخاک نگهداری کنید.
• دور از رطوبت نگه داشته شود.

میدان‌های الکتریکی و آهن‌ربایی روی نوارها اثر می‌گذارند. از قرار دادن نوارها در نزدیک آهن‌رباها اجتناب کنید تا اطلاعات و متریال خود را از دست ندهید. آهن‌رباهایی که در خانه یافت می‌شوند، در هدفون‌ها و اسپیکرها هستند، همچنین در اشیایی مسلمی مانند یخچال. سی‌دی‌ها تحت‌تأثیر آهن‌ربا و میدان مغناطیسی قرار نمی‌گیرند.

حفظ سوابق اطلاعات

اگرچه ممکن است شما تنها با تعداد کمی مصاحبه شروع کرده باشید، نگهداری این سوابق هر چند ساده مفید است. یادداشت‌هایی از اینکه با چه کسانی مصاحبه کرده‌اید و آنها در مورد چه چیزی صحبت کرده‌اند به دسته‌بندی و شناسایی آسان‌تر نوارها کمک می‌کند. مدارک مهم مانند اجازه‌نامه‌های مصاحبه‌شونده (به برگه اطلاعاتی ۵ نگاه کنید) نیز نیاز به نگهداری دارند و باید ضمیمه نوارهای خودشان شوند. نشانه‌های شناسایی روی وسایل و کاور آنها برای اینکه بدانید چه چیزی روی کاست‌ها، ‌مینی‌دیسک‌ها و سی‌دی‌ها وجود دارند بسیار ضروری است. راه‌های بسیار متفاوتی برای حفظ این رکوردها وجود دارد، هیچ‌کدام کاملاً درست یا غلط نیستند؛ بنابراین ایجاد سیستمی که فقط برای شما و مناسب نیازهای شما باشد مهم است. در اینجا پیشنهاداتی به شما می‌شود که شاید برای ترکیب سیستم شما مفید باشد. از برچسب برای نشانه‌گذاری نوارها و دیسک‌ها، ترجیحاً با استفاده از یک قلم با جوهر دائمی نه بیرو[4] استفاده کنید. سی‌دی‌ها همچنین می‌توانند با قلم مخصوص مشخص شوند.

شماره‌گذاری هم برای هر مصاحبه و نسخه‌ای برای شناسایی آنها مفید است. با شماره‌گذاری لازم نیست اطلاعات یکسانی را برای نگهداری آنها بنویسید.

اطلاعات نسخه شماره‌گذاری شده را در یک کتابچه نگهداری کنید، با تمام جزییاتی که فکر می‌کنید مفید است: نام، نشانی و دیگر جزییات مصاحبه، مناطق موضوع یا موضوعات مورد بحث، تاریخ و مکان مصاحبه، طول مصاحبه و ابزارهایی که برای ضبط مصاحبه استفاده کرده‌اید. این نکته از این جهت مفید است که تمام اطلاعات را در یک نگاه سریع می‌بینید.

از شماره‌های یکسان برای لینک اطلاعات ضبط شده با هر نوع اطلاعات دیگر مانند اجازه کپی رایت، تصاویر یا ارتباطات معمول دیگر با مصاحبه استفاده کنید.

مطمئن شوید اطلاعات شما، اجازه‌نامه مصاحبه‌شونده برای استفاده از مواد اطلاعاتی یا حق انتقال کپی رایت را دارد. شاید به دست آوردن این اجازه‌نامه در آینده و زمانی که به آن احتیاج دارید ممکن نباشد یا محدودیت‌هایی ایجاد شود که شما از آن بی‌خبر باشید.