گزارشی از سومین همایش ملی آرشیو(21خرداد 1390)

رقمی شدن اسناد وجوانب مختلف آن چند سالی است که در کشور مورد توجه واقع شده و نمود آن دو همایشی بوده که در سال 89 – 88 به همت سازمان اسناد برگزار شده است. سومین همایش نیز با رویکرد خاص به رقمی شدن  و آرشیوهای دیجیتال در تاریخ 21خرداد1390توسط پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی برگزار شد.
مسائلی که در دو همایش قبلی مطرح شده و دستاوردهای آن باید مورد توجه جدی قرار گیرد و ضمن چاپ مقالات، کارگروه‌های خاص برای عملی شدن پیشنهادات ارائه شده در این دو همایش تشکیل گردد. برآیندی که می توان از مسائل کلی مطرح شده در حوزه رقمی شدن اسناد در چند سال اخیر ارائه کرد، عبارت است از: اسناد الکترونیک، مدیریت پیشینه های الکترونیک ،اتوماسیون اداری و مباحث فنی  برای  آماده سازی منابع. هر چندرویکرد تخصصی به  اطلاعات رقمی در آرشیوها ارزشمند است، اما عدم ورود تخصصی آرشیوها به این بحث و گاه حضور افراد ناآشنا با آرشیوها باعث شده جنبه نظری این همایش بر جنبه عملی آن چربش داشته باشد. هنوز گامی جدی در زمینه جدا سازی این موضوعات و اقتضائاتِ هرکدام برای تحقق پیشنهادات ارائه شده به طورکامل برداشته نشده است.

اولین سخنران دکتر حجت، رئیس شورای اسناد ملی بودکه درباره اهمیت اسناد و جایگاه آن در جامعه و اسنادرقمی  صحبت کرد. سخنران بعدی، دکتر شهرام نیا، معاون سازمان اسناد بود. وی  مهمترین دغدغه آرشیو ملی کشور را عدم هماهنگی در دستگاه‌های دولتی در ایجاد اتوماسیون های اداری و دخالت سلائق در آن دانست. او گفت: این وضعیت در آینده امر ذخیره سازی  اسناد رقمی را با دشواری مواجه ساخته و برای آرشیو مشکلات عدیده ای به بار خواهد آورد. در انتها غلامرضا عزیزی، دبیر اجرایی همایش، گزارشی از روند اجرایی کارها ارائه کرد. وی گفت: از 34 مقاله رسیده به دبیرخانه همایش 14 عنوان برای ارائه انتخاب شده‌اند. جلسه با تاخیر آغاز شد و طول کشیدن آن دو سخنرانی‌هایی که قرار بود در نشست اول ارائه شوند، در سخنرانی های بعدی ادغام شد. اولین نشست در ساعت  11شروع شد و سخنرانی های زیر ارائه گردید: 

1- مهندس سیدسجاد مروجی(کارشناس ارشدکامپیوترومدرس دانشگاه): شبکه معنایی دانش و دولت الکترونیکی
2- لیلا نعمتی انارکی(دانشجوی دکترای کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد) و غزاله موسی خانی(دانشجوی کارشناسی کتابداری و اطلاع رسانی پزشکی):دولت الکترونیک و مدیریت اسناد الکترونیک
3- عزیز هدایتی خرمشهر(دکترای مدیریت اطلاعات و اسناددانشگاه آنکارا) استانداردهای  توصیف اسناد الکترونیکی در دنیا
4- هاجر قربان نژادوصبا صدرایی(دانشجویان کارشناسی ارشد کتابداری دانشگاه الزهرا) مدیریت اسناد الکترونیکی در اتوماسیون اداری
5- رویا پورنقی(دانشجوی دکترای کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد) به سوی پارادایم های رقومی:ضرورت توسعه آرشیوهای الکترونیکی مکانی در عصر اطلاعات)
6- امیر اصنافی(دانشجوی دکترای دانشگاه شهیدچمران اهواز،خانمهانگین نیکومنظری کارشناس کتابداری و مریم پاکدامن نائینی کارشناس ارشد کتابداری و نیما غلامی کارشناس کتابداری و اطلاع رسانی): آرشیوهای استاندارد با زیرساخت استانداردهای آرشیوی:بررسی بخش جستجودرآرشیوهای تحت وب ملی در جهان به منظور تعیین میزان انطباق این بخش با استانداردهای آرشیوی
7- اکثر مباحث، نظری بودند و سخنران‌ها با مباحث آرشیوی آشنایی کامل نداشتند؛ به نحوی که آقای رضایی شریف‌آبادی مجبور شد توضیح  کاملی درباره لزوم عملی ترشدن مباحث مقالات، بیان کند. درمیان بهترین مقالات ارائه شده در این نشست می توان به مقاله آقای اصنافی درباره نرم افزارهای آرشیوی، مقاله آقای هدایتی، درباره استانداردهای توصیف اسناد الکترونیکی در دنیا و مقاله خانم پورنقی اشره کرد که علی رغم موضوع جدیدش به خوبی تبیین نشد، اما به گفته خودش می تواند به عنوان یک ایده جدید مورد توجه قرار گیرد. از نکات جانبی این همایش اعتراضات آقای اصغرزاده مشاور سازمان اسناد و کتابخانه ملی بود که باعث شد به جایگاه هئیت رئیسه خوانده شود. آقای احمدی از مجموعه داران اصفهانی نیز علی رغم کسالت به همایش آمده بود و خواستار التفات بیشتر آرشیو ملی به دوستداران و مجموعه داران سند شد.

نشست دوم در ساعت 14:15 به ریاست آقای شهرام نیا ریاست سازمان اسناد و آقای فراستی از موسسه مطالعات و پژوهشهای معاصر تشکیل شد. مقالات این نشست به شرح زیر هستند:
1- مرتضی کوکبی(استاد گروه کتابداری دانشگاه شهید چمران اهواز) رقیه حجازی(دانشجوی کارشناسی ارشدکتابداری دانشگاه شهید چمران اهواز: مقایسه فرمت کتابشناختی یونی مارک و مارک ایران با یک نرم افزاربایگانی و ارزیابی توانایی های آن برای ماشینی ساختن نامه های اداری
2- فائزه السادات طباطبایی واکرم حمیدیان(کارشناسان ارشدکتابداری و اطلاع رسانی):کاربردفراداده در توصیف و سازماندهی اسنادالکترونیکی آرشیوهای دیجیتالی با تاکید براستاندارد محتواییDACS که این سخنرانی به علت عدم حضور سخنران برگزار نشد
3- بهناز زرین کلکی (پژوهشگرپژوهشکده اسنادسازمان اسناد و کتابخانه ملی): فراداده‌ها و نقش آن ها در سازماندهی اسناد دولتی
4- ابوالفضل حسن آبادی(دانشجوی دکترای تاریخ محلی و سرپرست گروه اسناد کتابخانه مرکزی آستان قدس): چالش های آرشیوهای رقمی درتقابل با ساختارهای رقمی
این نشست با وجود برگزار نشدن یک سخنرانی دچار کمبود وقت نشد.از ویژگیهای این نشست کاربردی تر بودن مباحث ارائه شده با توجه به ارتباط سخنرانان با آرشیو بود. دکتر کوکبی استاد راهنمای آقای اصنافی و از شرکت کنندگان پر و با قرص همایش آرشیو بود. دو سخنران بعدی (حسن آبادی و زرین کلکی) بودند که هر دو در کار آرشیو و با مشکلات گفته شده آشنا هستند. مقاله دکتر کوکبی و خانم زرین کلکی تفاوت محتوایی و فکری با هم داشت و جا دارد در آینده در کارگروه های تخصصی بیشتر به آن پرداخته شود.

مقاله نگارنده (ابوالفضل حسن آبادی) از نگاه دیگری به موضوع این همایش پرداخته بود و آن لزوم نگاه نو به نتایج حاصل از  رقمی‌سازی (دیجیتالی شده) و نقش آن در فرآیند تاثیرگزاری آرشیوها بود که از نظر اهمیت آموزشی به آن پرداخته شده بود. مساله تا کنون مورد توجه آرشیوها در ایران قرار نگرفته و جا دارد توجه ویژه‌ای به آن مبذول گردد.

نشست سوم در ساعت 16برگزار شد این نشست ترکیبی از دو مقاله نظری و دو مقاله کاربردی بود
1- ایوب نازی و سکینه قاسم پور(کارشناسان ارشد کتابداری):ملزومات کارکردی سامانه های نرم افزاری مدیریت اسنادالکترونیک بر اساس استانداردهای موجود
2- میتراصمیعی(دکترای کتابداری و اطلاع رسانی و عضو هئیت علمی کتابخانه ملی) و زهره رسولی(دانشجوی کارشناسی ارشددانشگاه الزهرا):ارائه الگوی پیشنهاد برای  مدیریت عکس‌های رقمی معاونت اسنادملی سازمان اسنادو کتابخانه ملی برمبنای مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی(ا.ای.آی.اس)
3- شهناز بهلولی(مهندس شیمی و رئیس گروه آسیب شناسی و آزمایشگاه اداره کل حفاظت و نگهداری سازمان اسناد): حفاظت و نگهداری اسناد الکترونیکی
4- نگار رئیس نیا(کارشناس ارشد میکروبیولوژی و کارشناس اداره کل حفاظت ونگهداری سازمان اسناد): نقش فاکتورهای محیطی بیولوژیک و انسانی در آسیب رسانی به ساختار فیزیکی و اطلاعاتی محمل های اسنادالکترونیک

دو سخنرانی آخر از محتوای کاربردی برای حفظ محملهای دیجیتالی برخوردار بود
سرهنگ فرامرزی به عنوان میهمان در هئیت رئیسه درباره اهمیت جایگاه آرشیوها صحبت کرد.

برگزاری این نشست ها به خاطر گردآوری افراد علاقمند به موضوعی واحد با ارزش است. از نکاتی که در این همایش می توان به آن ها اشاره نمود، عبارتند از:
1- حضور پررنگ کتابداران با ارائه 90 درصد مقالات خصوصا از دانشگاه الزهرا .در این جا باید تلاشهای دکتر رضایی را در این دانشگاه ارج نهاد. اما چنانچه خود ایشان اشاره کرد کتابداران باید یاد بگیرند به زبان آرشیویست ها صحبت کنند تا همدلی بیشتری برای انجام کارها بوجود بیاید.
2- حضور آرشیوها در این همایش مانند سال گذشته کمرنگ بود. جا دارد این سازمان‌ها توجه بیشتری به مسائل رقمی نمایند زیرا در چندسال آینده به طورفزاینده‌ای با مشکل اسناد الکترونیک روبه‌رو خواهند شد.
3- حضور کارشناسان مراکز اسناد نیز در این نشست ها قابل توجه نبود. حال آنکه در آینده این افراد با معضل اسناد الکترونیک روبرو هستند و نه اکثر کسانی که این مقالات را ارائه نمودند.
4- آرشیوها باید توجه ویژه ای به امرنتایج حاصله از اسناد الکترونیک و ماهیت کارکردی آرشیوها در جامعه داشته باشند و رویکردهای جدید در برخورد با آن اتخاذ نمایند.
5- پیشنهاد می‌شود تا ضمن انتشار سریع مقالات، کارگروه‌های تخصصی برای تبدیل آنها به ایده‌های عملی تشکیل گردد تا از قِبَل آن آرشیو ملی کشور بتواند گامی بزرگ در ارائه استانداردهای مدیریت اسناد الکترونیک در ایران، جای آن خالی است، بردارد.

ابوالفضل حسن آبادی